Terminerinnerung
Gesundheit/Praxis, Physiotherapie, terminbasierte Dienstleister (Friseur, Kosmetik)
meiti Skill-Anleitung
Terminerinnerung senden & No-Shows reduzieren
So automatisierst du diese Aufgabe mit deinem KI-Sekretär, und so baust du den Skill in meiti selbst nach.
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Zuletzt aktualisiert am
23. Juli 2026
Terminerinnerungen automatisierst du mit meiti über die Einstellung „Kalender & Termine → Terminerinnerungen". Sobald dein eigener WhatsApp Business Account verbunden ist, sendet meiti automatisch eine Erinnerung per WhatsApp, bevor ein bestätigter Termin ansteht, inklusive Bestätigen-, Absage- und Umbuchungs-Button. Reagiert der Kunde, landet die Antwort direkt in deiner Inbox und der frei gewordene Slot wird sichtbar. meiti ruft dafür nicht aktiv an, die Erinnerung läuft als Nachricht, nicht als Anruf. Wie du das einrichtest, steht in der Anleitung weiter unten.
Kein Download, keine Installation nötig: Du baust diese Vorlage in wenigen Schritten direkt in meiti nach. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du weiter unten.
Lieber fertig statt selbst bauen? Die Kompletteinrichtung übernehmen wir als Add-on. Integrationen klären wir auf Anfrage.
Die Herausforderung und wie meiti sie löst
Sobald ein bestätigter Termin in deinem Kalender steht, übernimmt meiti die Erinnerung: Vor dem Termin geht automatisch eine WhatsApp-Nachricht an den Kontakt, über die er bestätigen, absagen oder, wenn du es erlaubst, selbst umbuchen kann. Jede Reaktion läuft zurück in deine gemeinsame Inbox.
Auslöser
Auslöser ist ein bereits bestätigter Termin, gebucht per Anruf, Chat oder manuell in der Inbox. meiti verfolgt den Terminstatus; erst vor bestätigten Terminen wird erinnert. Die Erinnerung ist damit ereignisbasiert, sie hängt am gebuchten Termin und ist kein aktives Nachfassen ins Blaue.
Was meiti tut
meiti sendet die Erinnerung und wickelt die Reaktion des Kunden ab:
Automatische Erinnerung. Vor dem bestätigten Termin sendet meiti eine Erinnerungs-Nachricht per WhatsApp an den Kontakt.
Reaktions-Optionen. Die Nachricht enthält einen „Termin verwalten”-Button. Klickt der Kunde, greift deine Absageregelung: eine hinterlegte Nachricht mit deinen Stornobedingungen, dazu optional ein Absage- und ein Umbuchungs-Button sowie die Schnellantwort „Termin absagen”.
Antwort in der Inbox. Bestätigt, sagt ab oder bucht der Kunde um, landet das in der gemeinsamen Inbox; dein Team sieht den Status und kann den frei gewordenen Slot neu vergeben.
Manuelles Nachstupsen (optional). Zusätzlich zur Automatik kann dein Team aus dem gebuchten Termin heraus die Aktion „Kunden erinnern” auslösen.
Ergebnis & Kontrolle
Das Ergebnis: weniger vergessene Termine, weil Kunden rechtzeitig bestätigen oder absagen, und frei gewordene Slots sichtbar werden. Die Kontrolle bleibt bei dir: Pro Kanal entscheidest du Live oder Entwurf, kannst Nachrichten vor dem Versand freigeben, und alle Reaktionen laufen in einer gemeinsamen Inbox.
So baust du diese Vorlage in meiti selbst
Voraussetzungen
meiti-Konto mit eingerichtetem Unternehmensprofil und aktiver Rufweiterleitung für eingehende Anrufe.
Eigener WhatsApp Business Account verbunden. Pflicht für automatische Terminerinnerungen.
Kalender synchronisiert (Google/Outlook/Apple), damit Termine und Zeiten stimmen.
Mindestens ein bestätigter Termin bzw. eine aktive Terminbuchung (z. B. über den Terminbuchungs-Skill oder manuell in der Inbox).
Kontakt mit gültiger WhatsApp-Nummer.
Gut zu wissen: meiti taktet die Erinnerung automatisch vor dem Termin; ein eigenes Zeitfenster stellst du dafür nicht ein. Automatische Terminerinnerungen laufen über WhatsApp, nicht per E-Mail.
Die Terminerinnerung baust du nicht im „Neuer Skill”-Wizard, sondern richtest sie als Einstellung ein: Kalender & Termine → Terminerinnerungen. Voraussetzung ist ein verbundener WhatsApp Business Account, ohne ihn gehen keine automatischen Erinnerungen raus.
WhatsApp Business verbinden. Einstellungen → Dein KI-Postfach → Kanäle → WhatsApp, dann über „WhatsApp Business einrichten” deinen eigenen WhatsApp Business Account verbinden. Ohne diesen Kanal versendet meiti keine automatischen Terminerinnerungen.
Terminerinnerungen prüfen. Einstellungen → Geschäftsregeln → Kalender & Termine, Abschnitt „Terminerinnerungen”. Ist WhatsApp verbunden, sendet meiti automatisch Erinnerungen vor bestätigten Terminen. Fehlt WhatsApp noch, führt der blaue Hinweis „Um Terminerinnerungen zu nutzen, richte deinen eigenen WhatsApp Business Account ein” direkt dorthin.
Absageregelung festlegen. Unter Kalender & Termine → Terminverwaltung → Absageregelung hinterlegst du die Nachricht, die gesendet wird, wenn der Kunde auf „Termin verwalten” klickt (z. B. „Bitte beachte unsere Stornierungsbedingungen. Bei Absagen weniger als 24 Stunden vor dem Termin schreibe uns bitte eine Nachricht.”). Aktiviere den Absage-Button und, wenn Selbst-Umbuchung erwünscht, den Umbuchungs-Button, lege die Schnellantwort „Termin absagen” fest und speichere.
Buchungsrahmen prüfen. In Kalender & Termine → Buchungseinstellungen kontrollierst du Mindestvorlaufzeit (z. B. „8 Std.”), Zeitpuffer und Zeitzone, damit Erinnerungs- und Absagefenster zu deinen Abläufen passen. Optional definierst du unter Geschäftsregeln → Terminarten eigene Terminarten mit eigenen Werten.
Nachrichtentext anpassen (optional). Unter Einstellungen → Nachrichtenvorlagen → Standard Nachrichten passt du die Formulierung deiner Bestätigungs- und Erinnerungsnachrichten an deinen Ton an (Fett/Kursiv möglich).
Mitarbeiter-Kalender prüfen. In Kalender & Termine → Mitarbeiter stellst du je Teammitglied Kalender und Arbeitszeiten ein, damit Termine, und damit Erinnerungen, den richtigen Personen und Zeiten zugeordnet sind.
Testen. Erstelle einen Test-Termin (Inbox → Konversation öffnen → Neuer Termin → „Verfügbarkeit finden” oder „Kunde bucht mit meiti”), bestätige ihn und prüfe, ob die WhatsApp-Erinnerung ankommt und der „Termin verwalten”-Button funktioniert.
Live gehen. Stell sicher, dass der WhatsApp-Kanal auf „Live” (nicht „Entwurf”) steht, damit Erinnerungen automatisch rausgehen.
Fertig? So prüfst du es
Der Test-Kontakt erhält vor dem Termin eine WhatsApp-Erinnerung.
Der „Termin verwalten”-Button zeigt Bestätigen/Absage (ggf. Umbuchung) und deine Absageregelung.
Die Reaktion des Kunden erscheint in der Inbox; unter Auswertungen → Statistiken siehst du geplante Termine.
Klappt nicht?
Kein WhatsApp Business verbunden → häufigster Grund; automatische Erinnerungen brauchen deinen eigenen WhatsApp Business Account (Schritt 1).
Termin nicht „bestätigt” → Erinnerungen gehen nur vor bestätigten Terminen raus.
Kanal auf „Entwurf” statt „Live” → Nachrichten warten dann auf deine Freigabe.
Kontakt ohne gültige WhatsApp-Nummer → keine Zustellung möglich.
Häufige Fragen
Kann meiti Terminerinnerungen wirklich automatisch senden?
Ja. Sobald dein WhatsApp Business Account verbunden ist, sendet meiti automatisch eine Erinnerung per WhatsApp, bevor ein bestätigter Termin ansteht.
Über welchen Kanal läuft die Erinnerung, ruft meiti an?
Über WhatsApp, als Nachricht. meiti ruft dafür nicht aktiv an: Der KI-Sekretär arbeitet eingehend (inbound), die Erinnerung ist eine Nachricht, kein Anruf.
Wie kann der Kunde auf die Erinnerung reagieren?
Über den „Termin verwalten”-Button: bestätigen, absagen und, wenn aktiviert, selbst umbuchen. Deine Absageregelung mit den Stornobedingungen wird dabei mitgeschickt.
Reduziert das wirklich No-Shows?
Erinnerungen per WhatsApp gelten branchenübergreifend als wirksames Mittel gegen Terminausfälle, in Praxen und Dienstleistung berichten Anbieter von deutlich weniger No-Shows. meiti weist dafür keine eigene Quote aus; entscheidend ist, dass Kunden rechtzeitig erinnert werden und leicht bestätigen oder absagen können.
Wie richte ich das ein?
WhatsApp Business verbinden → Einstellungen → Geschäftsregeln → Kalender & Termine → Terminerinnerungen prüfen → Absageregelung festlegen → Test-Termin buchen. Die vollständige Anleitung steht oben.
Was, wenn ich kein WhatsApp nutze?
Ohne verbundenen WhatsApp Business Account sind keine automatischen Terminerinnerungen möglich, das ist die Voraussetzung.
Ist das dasselbe wie Termine buchen?
Nein. Die Terminerinnerung setzt einen bereits gebuchten, bestätigten Termin voraus und meldet sich vor diesem Termin per WhatsApp. Die eigentliche Buchung ist ein eigener Skill, wie du ihn baust, steht auf der Skill-Seite „Termin buchen”.