Datenschutz & Recht
EU AI Act für kleine Unternehmen: Was gilt für KI-Telefonassistenten und Chatbots?
SOFORT-ANTWORT
Ja, der EU AI Act betrifft auch kleine Unternehmen. Wer einen Chatbot oder KI-Telefonassistenten einsetzt, ist ‚Betreiber‘ im Sinne der Verordnung. Ab dem 2. August 2026 gilt die zentrale Transparenzpflicht: Anrufer und Chattende müssen spätestens bei der ersten Interaktion erfahren, dass sie mit einer KI kommunizieren. Ein Satz in der Begrüßung genügt. KI-Telefonassistenten gelten als Systeme mit begrenztem Risiko, es kommen also keine Hochrisiko-Pflichten auf dich zu.
Stand: 29. Juli 2026
Quellen verlinkt
Keine Rechtsberatung
Dieser Artikel ist eine redaktionell geprüfte Übersicht für kleine Unternehmen, keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte für deinen Einzelfall gibt dir eine Kanzlei oder dein Datenschutzbeauftragter.
DEFINITION
Der EU AI Act (KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689) ist das weltweit erste umfassende Gesetz für künstliche Intelligenz. Er gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten und regelt KI-Systeme nach einem Risikostufen-Modell, von verbotenen Praktiken über Hochrisiko-Systeme bis zu einfachen Transparenzpflichten.
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Aktualisiert 29. Juli 2026
Was ist der EU AI Act?
Kurz gesagt: Der EU AI Act ist die KI-Verordnung der Europäischen Union. Sie regelt seit 2024 stufenweise, was KI-Systeme dürfen, und verpflichtet je nach Risikoklasse zu unterschiedlich strengen Auflagen.
Die Verordnung (EU) 2024/1689 teilt KI-Systeme in vier Stufen ein: verbotene Praktiken (etwa manipulative Systeme oder Emotionserkennung am Arbeitsplatz), Hochrisiko-Systeme (etwa KI in Bewerbungsverfahren oder kritischer Infrastruktur), Systeme mit begrenztem Risiko (dazu zählen Chatbots und Sprachassistenten, hier gelten Transparenzpflichten) und Systeme mit minimalem Risiko (keine besonderen Pflichten).
Wichtig für die Praxis: Ende 2025 hat die EU mit dem „Digital Omnibus“ nachjustiert. Die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft und verschiebt die Hochrisiko-Fristen nach hinten. Die Transparenzpflichten für Chatbots und Voicebots bleiben davon unberührt und gelten ab dem 2. August 2026.
Gilt der EU AI Act auch für kleine Unternehmen?
Kurz gesagt: Ja. Der EU AI Act kennt keine generelle Ausnahme für kleine Unternehmen. Schon wer einen Chatbot oder KI-Telefonassistenten einsetzt, ist „Betreiber“ im Sinne der Verordnung und trägt Pflichten.
Die gute Nachricht: Für den typischen Einsatz im kleinen Unternehmen, also KI am Telefon, im Webchat oder auf WhatsApp, sind die Pflichten überschaubar. Solche Systeme gelten als „begrenztes Risiko“. Es geht im Kern um Transparenz (die KI muss sich zu erkennen geben, dazu die nächsten beiden Abschnitte) und um KI-Kompetenz im Team (Art. 4, siehe Checkliste am Ende). Die aufwendigen Hochrisiko-Pflichten wie Konformitätsbewertungen oder Risikomanagement-Systeme treffen dich nicht, solange du keine KI für Hochrisiko-Zwecke wie Bewerberauswahl einsetzt.
Beachte die Rollenverteilung: Die meisten technischen Pflichten liegen beim Software-Anbieter, nicht bei dir (mehr dazu weiter unten). Du musst aber sicherstellen, dass die Transparenz im laufenden Betrieb erhalten bleibt.
Muss ein Chatbot sagen, dass er eine KI ist?
Kurz gesagt: Ja. Ab dem 2. August 2026 müssen Menschen, die mit einem Chatbot interagieren, spätestens bei der ersten Interaktion darüber informiert werden, dass sie mit einer KI kommunizieren (Art. 50 Abs. 1 KI-VO).
Entscheidend ist der Ort des Hinweises: Er muss am Kontaktpunkt selbst stehen, also in der ersten Chat-Nachricht oder als klar sichtbarer Hinweis im Chat-Fenster. Ein versteckter Satz in den AGB oder der Datenschutzerklärung genügt nicht. Der Hinweis muss außerdem klar, verständlich und barrierefrei wahrnehmbar sein.
Die Verordnung sieht zwar eine Ausnahme vor, wenn der KI-Charakter für eine vernünftig informierte Person offensichtlich ist. Diese Ausnahme wird aber eng ausgelegt. Verlass dich in der Praxis nicht darauf, ein kurzer Hinweis in der Begrüßung kostet nichts und schafft Klarheit.
Muss eine KI am Telefon sagen, dass sie eine KI ist?
Kurz gesagt: Ja. Ein KI-Telefonassistent muss sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen geben. Ein Satz in der Begrüßung genügt, etwa „Hier ist der KI-Assistent von Malerunternehmen Weber“.
Am Telefon greift die Offensichtlichkeits-Ausnahme praktisch nie: Moderne KI-Stimmen klingen so natürlich, dass Anrufer den Unterschied nicht sicher hören können. Genau für diesen Fall ist die Pflicht gemacht. Die KI-Ansage gehört deshalb fest in jede Begrüßung.
Genauso wichtig ist, was nicht verlangt wird: Es muss nicht jede einzelne Äußerung oder Nachricht gekennzeichnet werden. Die Information „spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion“ reicht aus, so die österreichische Regulierungsbehörde RTR in ihrer Auslegung zu Art. 50. Ein Begrüßungssatz am Telefon oder eine Erstnachricht im Chat erfüllt die Pflicht. Was du nicht tun solltest: die KI-Ansage abschalten oder den Assistenten als menschlichen Mitarbeiter ausgeben. Damit entsteht ein Compliance-Problem, und zwar für dich als Betreiber und für den Anbieter.
Ab dem 2. August 2026 muss sich jeder Chatbot und jeder KI-Telefonassistent in der EU spätestens bei der ersten Interaktion als KI zu erkennen geben. Ein Satz in der Begrüßung genügt, eine Kennzeichnung jeder einzelnen Nachricht verlangt der AI Act nicht.
Welche Fristen gelten nach dem Digital Omnibus wirklich?
Kurz gesagt: Für Chatbots und KI-Telefonassistenten ist der 2. August 2026 der entscheidende Stichtag. Der Digital Omnibus hat nur die Hochrisiko-Fristen verschoben, die Transparenzpflichten nicht.
Datum
Was gilt
Relevanz für kleine Unternehmen
seit 2.2.2025
Verbotene KI-Praktiken (Art. 5) und Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4)
Gilt schon jetzt, auch für kleine Teams
seit 2.8.2025
Pflichten für Anbieter großer KI-Modelle (GPAI)
Betrifft Modell-Anbieter, nicht dich
2.8.2026
Transparenzpflichten (Art. 50): KI muss sich zu erkennen geben; nationale Durchsetzung und Bußgelder
2.12.2026
Maschinenlesbare Kennzeichnung KI-generierter Inhalte (Art. 50 Abs. 2) für Systeme, die vor dem 2.8.2026 am Markt waren
Technik-Pflicht des Software-Anbieters
2.12.2027
Hochrisiko-Pflichten für eigenständige Hochrisiko-KI (Anhang III), verschoben vom 2.8.2026
Nur bei Hochrisiko-Einsatz
2.8.2028
Hochrisiko-KI in regulierten Produkten (Anhang I)
Für typische KMU nicht relevant
Hinweis zur Einordnung: Einzelne Kommentierungen aus der Entwurfsphase des Digital Omnibus nannten für die maschinenlesbare Kennzeichnung von Bestandssystemen auch den 2.12.2027. Nach der finalen Fassung gilt der 2.12.2026, so etwa die Auswertung von governance-ai-act.de. Plane konservativ mit dem früheren Datum.
Wer ist verantwortlich: der Software-Anbieter oder das Unternehmen, das die KI nutzt?
Kurz gesagt: Beide, aber mit klar verteilten Rollen. Der Software-Anbieter muss das System so bauen, dass die KI sich zu erkennen gibt (Design-Pflicht). Das Unternehmen, das die KI einsetzt, ist „Betreiber“ und muss dafür sorgen, dass diese Transparenz im Unternehmen aktiv bleibt.
Der AI Act unterscheidet „Anbieter“ (Provider, entwickelt das System und bringt es auf den Markt) und „Betreiber“ (Deployer, setzt das System im eigenen Geschäft ein). Für die Informationspflicht bei der ersten Interaktion liegt die Hauptverantwortung nach der Auslegung der RTR-KI-Servicestelle beim Anbieter: Er muss sein System so konzipieren, dass Nutzer spätestens bei der ersten Interaktion informiert werden.
Für dich als Betreiber heißt das praktisch: Du musst die Kennzeichnung nicht selbst erfinden, aber du darfst sie auch nicht aushebeln. Wer die KI-Ansage aus der Begrüßung streicht oder den Assistenten mit menschlichem Namen als „Mitarbeiterin“ ausgibt, verlagert die Verantwortung auf sich selbst. Frag deinen Anbieter konkret, wie die Kennzeichnung umgesetzt ist und ob sie standardmäßig aktiv ist.
Ist ein KI-Telefonassistent ein Hochrisiko-System?
Kurz gesagt: Nein. Ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, Fragen beantwortet und Termine bucht, gilt als System mit begrenztem Risiko. Es gelten Transparenzpflichten, aber keine Hochrisiko-Auflagen.
Hochrisiko-Systeme sind in Anhang III der Verordnung abschließend aufgezählt, darunter KI in Bewerbungsverfahren, Kreditwürdigkeitsprüfung, kritischer Infrastruktur oder Strafverfolgung. Telefon- und Chat-Assistenten für Terminbuchung und Kundenanfragen fallen in keine dieser Kategorien: Sie treffen keine Entscheidungen mit erheblicher Wirkung auf Grundrechte.
Eine Abgrenzung ist wichtig: Anders liegt der Fall bei Emotionserkennung aus der Stimme. Wertet ein System Tonfall oder Stimmlage biometrisch aus, um Emotionen zu erkennen, ist das gegenüber Kunden ein Hochrisiko-Anwendungsfall mit eigener Informationspflicht, und gegenüber Beschäftigten seit Februar 2025 sogar verboten. Die rein textbasierte Auswertung von Gesprächsinhalten (etwa eine Zusammenfassung oder eine Zufriedenheits-Einschätzung aus dem Transkript) ist dagegen keine Emotionserkennung im Rechtssinn, weil keine biometrischen Daten verarbeitet werden. Wenn du ein System auswählst, lohnt sich der Blick, ob es rein textbasiert analysiert.
Zur Einordnung: meiti ist ein KI-Sekretär für kleine Unternehmen und beantwortet Telefon, WhatsApp, E-Mail und Webchat in einer Inbox. Solche KI-Assistenten fallen unter die Transparenzpflichten des Art. 50 KI-VO, nicht unter die Hochrisiko-Regeln.
Welche Bußgelder drohen?
Kurz gesagt: Verstöße gegen die Transparenzpflichten können mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt der jeweils niedrigere Wert.
Der Rahmen aus Art. 99 KI-VO: Transparenzverstöße (Art. 50) bis 15 Mio. € oder 3 % Weltjahresumsatz, verbotene Praktiken (Art. 5) bis 35 Mio. € oder 7 %. Bei KMU greift ausdrücklich der niedrigere der beiden Beträge. Zuständig für die Marktüberwachung in Deutschland wird die Bundesnetzagentur (KI-Marktüberwachungsgesetz, vom Bundesrat am 10. Juli 2026 gebilligt).
Der einfachste Schutz vor Verstößen: die KI-Kennzeichnung schlicht aktiv lassen.
Müssen KI-generierte Marketing-Texte und Bilder auf der Website gekennzeichnet werden?
Kurz gesagt: Nein, in aller Regel nicht. Die Kennzeichnungspflicht für KI-Texte gilt nur für Inhalte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, also journalismusähnliche Texte. Marketing-, Produkt- und Blog-Texte sind nicht erfasst.
Das ist eines der verbreitetsten Missverständnisse zum AI Act. Die sichtbare Kennzeichnungspflicht aus Art. 50 Abs. 4 betrifft nur zwei Fälle: erstens Texte zu Themen von öffentlichem Interesse (News, Politik, Gesellschaft), und selbst dort entfällt die Pflicht, wenn ein Mensch die Inhalte prüft und eine benennbare Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Zweitens Deepfakes, also KI-Bilder, -Videos oder -Audios, die echte Personen, Orte oder Ereignisse täuschend realistisch darstellen.
Für das typische Unternehmen heißt das: Deine mit KI-Unterstützung geschriebene Website, dein Angebotstext, dein Social-Media-Post brauchen kein KI-Label. Illustrationen und Produktgrafiken ebenfalls nicht, solange sie keine realen Personen täuschend echt zeigen. Ein sinnvoller Handgriff bleibt: Dokumentiere einmal kurz, wer eure Inhalte prüft und verantwortet. Damit ist auch der Grenzfall abgedeckt.
Was müssen kleine Unternehmen jetzt konkret tun?
Kurz gesagt: Viel ist es nicht: KI-Einsatz einmal auflisten, Kennzeichnung prüfen, Anbieter fragen, KI-Kompetenz formlos dokumentieren. Das meiste erledigt ein guter Software-Anbieter für dich. Die Checkliste bis zum 2. August 2026:
1. Bestandsaufnahme: Wo setzt dein Unternehmen KI mit Kundenkontakt ein? Telefonassistent, Webchat, WhatsApp-Bot, KI-beantwortete E-Mails.
2. Kennzeichnung prüfen: Sagt die KI am Telefon in der Begrüßung, dass sie eine KI ist? Steht der Hinweis im Chat in der Erstnachricht oder sichtbar im Chat-Fenster? Einmal anrufen und testen.
3. Nichts verstecken: KI-Ansage nicht abschalten, den Assistenten nicht als menschlichen Mitarbeiter ausgeben, Hinweis nicht in die AGB verschieben.
4. Anbieter fragen: Ist die Kennzeichnung standardmäßig aktiv? Wie geht der Anbieter mit der maschinenlesbaren Kennzeichnung (Frist 2.12.2026) um?
5. KI-Kompetenz dokumentieren (Art. 4, gilt schon): Formlos festhalten, wer im Team mit der KI arbeitet und wie ihr euch eingearbeitet habt (kurze interne Notiz oder Schulungsvermerk genügt, eine Zertifizierung ist nicht vorgeschrieben).
6. Weg zum Menschen offenhalten: Eine Weiterleitung oder Rückruf-Option ist keine ausdrückliche Pflicht aus Art. 50, aber verbreitete Empfehlung und gut für die Akzeptanz.
7. DSGVO nicht vergessen: Die KI-VO ersetzt die DSGVO nicht, beide gelten parallel. Für Transkripte, Gesprächsdaten und Auftragsverarbeitung gelten weiter die Datenschutzregeln.
Häufige Fragen
Was ist der EU AI Act?
Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) ist das erste umfassende KI-Gesetz der Welt. Er gilt unmittelbar in allen EU-Staaten und regelt KI-Systeme nach Risikostufen, von verbotenen Praktiken bis zu einfachen Transparenzpflichten. Chatbots und KI-Telefonassistenten fallen in die Stufe „begrenztes Risiko“.
Gilt der EU AI Act auch für kleine Unternehmen?
Muss ein Chatbot sagen, dass er eine KI ist?
Muss eine KI am Telefon sagen, dass sie eine KI ist?
Welche Fristen gelten nach dem Digital Omnibus?
Wer ist verantwortlich: Anbieter oder Nutzer der KI?
Ist ein KI-Telefonassistent ein Hochrisiko-System?
Welche Bußgelder drohen beim AI Act?
Müssen KI-generierte Marketing-Texte gekennzeichnet werden?
Was müssen kleine Unternehmen jetzt tun?
SO MACHT MEITI DAS
So setzt meiti die Transparenzpflicht um
Die Kennzeichnungspflicht ist im AI Act als Design-Pflicht des Anbieters angelegt, und genau so ist meiti gebaut: Der KI-Sekretär nennt sich am Telefon standardmäßig in der Begrüßung als KI und weist auch im WhatsApp-Erstkontakt darauf hin. Transparenz ist dabei kein Nachteil: meiti stellt sich als KI vor und nimmt trotzdem jeden Anruf in unter einer Sekunde an, rund um die Uhr.
KI-Ansage ab Werk: meiti nennt sich in der Telefon-Begrüßung und im WhatsApp-Erstkontakt standardmäßig als KI.
WhatsApp-Nachrichten tragen zusätzlich einen KI-Hinweis in der Fußzeile, mehr als Art. 50 verlangt.
Wenn Anrufer einen Menschen sprechen möchten, leitet meiti das Gespräch weiter.
Was du als meiti-Kunde noch beachten solltest, steht Schritt für Schritt im Hilfe-Artikel „AI-Act-konform mit meiti“.
Weiterführend
Hinweis: keine Rechtsberatung. Dieser Artikel gibt den Stand der EU-KI-Verordnung nach der Digital-Omnibus-Änderung wieder (Stand: 29. Juli 2026, rechtlich gesichtet am 29. Juli 2026) und wurde redaktionell mit den unten verlinkten Quellen geprüft. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Wie der AI Act auf dein Unternehmen anzuwenden ist, hängt von deinem konkreten KI-Einsatz ab. Verbindliche Auskünfte gibt dir eine spezialisierte Kanzlei oder dein Datenschutzbeauftragter. Auslegungsfragen zu Art. 50 werden sich durch Behördenpraxis und Rechtsprechung weiter konkretisieren.
QUELLEN
eur-lex.europa.eu: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) in der Fassung der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, abgerufen am 29.07.2026
governance-ai-act.de: EU AI Act August 2026, was ab dem 2. August 2026 gilt, abgerufen am 29.07.2026
rtr.at, KI-Servicestelle: Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-VO, abgerufen am 29.07.2026
datenschutz-generator.de: KI-Transparenz und Kennzeichnung, abgerufen am 29.07.2026
Bundesrat: Billigung des KI-Marktüberwachungsgesetzes am 10. Juli 2026, Marktüberwachung durch die Bundesnetzagentur, abgerufen am 29.07.2026
taylorwessing.com: Transparenzpflichten nach Art. 50 KI-VO, Beitrag Juli 2026, abgerufen am 29.07.2026
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