WhatsApp-Chatbot für Unternehmen: In 30 Min zum ersten Kundenchat mit meiti

Zielbild: Was der Chatbot übernehmen soll (und was nicht)

Soll übernehmen:

• Erste Antwort in <10 Sek

• Standardfragen (Preise/Zeiten/Anfahrt), Terminfindung, Lead-Qualifizierung automatisieren (Bedarf, Budget, Timing)

• Datenerfassung (Name, Telefon/E-Mail) und Übergabe an CRM

Soll nicht übernehmen:

• Komplexe Reklamationen, individuelle Angebote mit vielen Sonderfällen, rechtlich heikle Aussagen → Handover an Mensch

Ergebnis: Kundenanfragen schneller bearbeiten, klare Pfade, messbarer ROI.

Use Cases: Lead-Qualifizierung, Support, Terminierung

• Lead-Funnel (B2B/B2C): Bedarf → 3–5 Qualifikations-Fragen → Termin/Angebot

• Support: Status, FAQs, Bedienungsanleitungen, Rückruf anfordern

• Terminierung: Slot-Vorschläge, Bestätigung

• Bewertungen: Automatisierte Nachfragen nach Abschluss

• Vertrieb: KI im Vertrieb

Setup-Grundlagen: WhatsApp Business, Nummer, Zugänge

• WhatsApp (offizieller Business-Account, Templates freigeben).

• Nummer & Routing (meiti Chat-Nummer)

• Zugänge/Rollen: Besitzer, Mitarbeiter

Intents & Automationen: Schnelle Lösungen statt „Long Chat“

Starte mit 3 Gründen:

1. Preise/Zeiten

2. Termin

3. Kontakt/Rückruf

Automation Best Practice:

• Bei WhatsApp gilt: Buttons ist besser als Freitext (klare Optionen, weniger Abbrüche)

• Jede Nachricht bringt die Nutzer einen Schritt weiter (kein Smalltalk)

• Klare Outputs: Bestätigung, Termin, Link

• Fehlerinhalte kurz: „Das kann ich nicht. Soll ich an Kolleg:innen übergeben?“

  
  

Handover: Nahtlos zum Menschen (Live-Übernahme)

• Triggerwörter: „Beschwerde“, „Angebot individuell“, „Rechnung“

• Sichtbarkeit: Bot markiert, Kund:in weiß, dass ein Mensch dran ist

• Transkript-Übergabe: Kontext (Intents, Antworten, Dateien) für den Menschen sichtbar

Tracking & KPIs: Antwortzeit, qualifizierte Leads, Abschlussrate

• FRT (First Response Time): Ziel <10 Sek.

• Lead-Qualitätsrate: Qualifizierte Leads ÷ Leads gesamt (Ziel: +20–40 %).

• Abschlussrate Termin/Deal: Bestätigte Termine/Deals ÷ qualifizierte Leads.

• Abbruchquote: Unterbrochene Chats ÷ gestartete Chats (senken durch Buttons).

• Zeit bis Lösung: Start → Abschluss (Ziel: −30–50 %).

Mini-Formeln:

• Abschlussrate = Abschlüsse ÷ qualifizierte Leads

• Abbruchquote = Abbrüche ÷ gestartete Chats

  
  

Go-Live-Checkliste: Tests, Fail-Safes, Eskalation

•  Nummer & WhatsApp Business verbunden, Templates freigegeben

•  3 Intents aktiv (Preise/Zeiten, Termin, Kontakt)

•  Buttons statt Freitext, klare Abschluss-Outputs

•  Monitoring 7 Tage: FRT, Abbruchquote, Handover-Rate, Beschwerden

•  Automatische Bewertung aktivieren

Fazit

Willst du in 30 Minuten von null zum ersten Kundenchat?
Mit meiti KI-Telefonassistent, WhatsApp-Chatbot, Termin-Flow und Handover einrichten; sauber, messbar, DSGVO-konform.