KI-Sekretär für Hausverwaltungen
KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
meiti nimmt für deine Hausverwaltung jeden Anruf entgegen, auch wenn du im Objekt, in der Eigentümerversammlung oder längst im Feierabend bist. meiti erkennt Notfälle wie Wasserrohrbruch, Heizungs- oder Stromausfall, erfasst Schadensmeldungen und Eigentümeranfragen strukturiert und priorisiert nach deinen Vorgaben. Dringende Fälle eskaliert meiti sofort an die Bereitschaft. Rund um die Uhr erreichbar, DSGVO-konform, Server in Deutschland.
4.000+ Unternehmen nutzen meiti
Unternehmen, die auf meiti setzen
Typische Herausforderungen in Hausverwaltungen
Der Notruf kommt selten zur Bürozeit, doch wenn im Objekt, in der Eigentümerversammlung oder nach Feierabend niemand rangeht, wächst der Schaden und der Ärger der Mieter.
Notfall nach Feierabend
„Sonntagabend, halb elf: Ein Rohrbruch im dritten Stock, Wasser läuft in die Wohnung darunter. Wenn niemand rangeht, steht der Schaden bis Montag. Und der Mieter ist zu Recht außer sich.“
Inhaberin
Ständig unterwegs, Telefon leer
„Ich bin den halben Tag im Objekt oder auf Eigentümerversammlung. Wenn ich zurück ins Büro komme, habe ich fünfzehn verpasste Anrufe, Mieter, Eigentümer, Handwerker, und weiß nicht, was davon brennt und was warten kann.“
WEG-Verwalter, unterwegs zwischen mehreren Objekten
Kleines Team, tausend Einheiten
„Wir sind zu dritt und verwalten über tausend Einheiten. Das Telefon steht nie still. Zwischen Schadensmeldungen, Handwerkerkoordination und Eigentümerfragen kommen wir zur eigentlichen Verwaltungsarbeit kaum noch.“
Geschäftsführer
Immer dieselben Rückfragen
„Ständig dieselben Anrufe: Wann kommt der Handwerker? Wann ist die Besichtigung? Ist meine Abrechnung schon fertig? Jeder einzelne reißt uns aus der Arbeit, und am Ende des Tages ist trotzdem nichts abgearbeitet.“
Verwalterin, hohes Anfragevolumen
Schäden kennen keine Bürozeit
„Nach Feierabend und am Wochenende sind wir eigentlich nicht erreichbar, aber Schäden halten sich nicht an Bürozeiten. Die Mieter erwarten, dass jemand rangeht, sonst fühlen sie sich im Stich gelassen.“
Inhaber, ohne eigenen Bereitschaftsdienst
Kommt dir bekannt vor?
Erreichbarkeit, die Schäden begrenzt und Mieter beruhigt
Jeder angenommene Anruf heißt: kein unbemerkter Schaden, kein verärgerter Mieter, während du im Objekt oder in der Versammlung bist, nimmt der KI-Sekretär jedes Gespräch an.
60 %
der Anrufer erreichen kleine Unternehmen telefonisch oft schlecht (YouGov/Enreach 2023)
42 %
erwarten Erreichbarkeit auch außerhalb der Öffnungszeiten (YouGov/Enreach 2023)
4.000+
Unternehmen nutzen meiti
Was der KI-Sekretär für dich übernimmt
Vom Notfall bis zur Besichtigung, der KI-Sekretär übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben rund um dein Verwaltungstelefon.
Termine buchen & verschieben
Wohnungsbesichtigungen, Ortstermine und Übergaben direkt im Kalender vereinbaren
Handwerkertermine zwischen Mieter und Unternehmen koordinieren und Zeitfenster abstimmen
Verschiebungen und Absagen entgegennehmen und neue Termine vorschlagen
Schadensmeldungen & Anfragen erfassen
Schadensmeldungen mit Objekt, Wohnung, Art und Umfang strukturiert aufnehmen
Eigentümer- und Mieteranliegen dokumentieren, ohne mietrechtliche Auskunft oder Kostenzusage
Jeden Vorgang als qualifizierten Rückruf- oder Bearbeitungsauftrag an die Verwaltung weitergeben
Dringlichkeits- & Notfall-Triage
Wasserrohrbruch, Heizungsausfall oder Stromausfall als Notfall erkennen
Nach deinen Vorgaben priorisieren und dringende Fälle sofort an die Bereitschaft eskalieren
Echte Notfälle von aufschiebbaren Anliegen trennen, damit die Bereitschaft nur bei echtem Bedarf geweckt wird
Erinnerungen & Bestätigungen
Termin- und Besichtigungsbestätigungen automatisch versenden
An anstehende Handwerker- und Ortstermine erinnern und so No-Shows reduzieren (Termine, zu denen niemand erscheint)
Rückfragen zu Terminzeitpunkt und Ansprechpartner beantworten, bevor sie dich erreichen
Zusammenfassungen & Aufgaben
Jeden Anruf als klare Gesprächsnotiz zusammenfassen
Offene Aufgaben und Rückruf-Wünsche übersichtlich festhalten
Alle Anliegen zentral gebündelt, nichts geht mehr zwischen Objekten und Terminen unter
Übergabe an Verwaltung, Bereitschaft & Team
Echte Notfälle direkt per Anruf oder Nachricht an die Bereitschaft durchstellen
Fachliche und mietrechtliche Rückfragen gebündelt an den zuständigen Verwalter weitergeben
Nahtlose Übergabe mit vollständigem Gesprächskontext, kein doppeltes Nachfragen
Ein KI-Sekretär, alle Kanäle: Telefon, WhatsApp, E-Mail und Website-Chat
Deine Mieter und Eigentümer erreichen dich über Telefon, WhatsApp, E-Mail und Website-Chat. meiti bündelt alle Wege in einem Posteingang und übergibt dir jedes Anliegen einheitlich erfasst.
Telefon
meiti nimmt jeden Anruf an, erkennt Notfälle wie Rohrbruch und eskaliert Dringendes sofort an die Bereitschaft.
Über WhatsApp nimmt der KI-Sekretär Schadensfotos entgegen und bereitet die Übergabe an die Verwaltung vor.
Eigentümer- und Abrechnungsanfragen per E-Mail erfasst meiti strukturiert als klaren Bearbeitungsauftrag.
Website-Chat
Im Website-Chat qualifiziert der KI-Sekretär Website-Anfragen und leitet nächtliche Notfälle direkt an die Bereitschaft.
So passt meiti zu deinem Alltag
Ob Verwaltung ohne eigene Bereitschaft oder Team mit über tausend Einheiten: meiti passt sich deinem Ablauf an.
Notfall-Erreichbarkeit rund um die Uhr
Eine kleine Hausverwaltung ohne eigenen 24/7-Bereitschaftsdienst bekommt Wasserrohrbrüche, Heizungs- und Stromausfälle zu jeder Uhrzeit. Jeder unbeantwortete Notruf bedeutet einen größeren Schaden.
Nimmt Mieter-Notrufe rund um die Uhr an und erkennt echte Notfälle
Priorisiert nach deinen Vorgaben und eskaliert dringende Fälle sofort an die Bereitschaft
Erfasst Objekt, Wohnung, Anliegen und Rückrufnummer vollständig
Ergebnis: Kein Notfall bleibt mehr unbeantwortet, dringende Fälle landen zuverlässig bei der Bereitschaft, aufschiebbare Anliegen warten bis zum nächsten Werktag.
Kleines Team, hohes Anfragevolumen
Eine Verwaltung mit wenigen Mitarbeitenden betreut über tausend Einheiten. Zwischen Schadensmeldungen, Handwerkerkoordination und Eigentümerfragen steht das Telefon nie still.
Fängt die Anrufflut ab und erfasst jedes Anliegen strukturiert
Koordiniert Besichtigungen und Handwerkertermine selbstständig im Kalender
Legt jeden Vorgang als qualifizierten Rückruf- oder Bearbeitungsauftrag vor
Ergebnis: Das Team kann konzentriert arbeiten, statt ständig ans Telefon zu springen, Routineanfragen sind erfasst und terminiert.
Termin- & Handwerkerkoordination
Eine Mietverwaltung koordiniert laufend Besichtigungen, Übergaben und Handwerkertermine zwischen Mietern und Unternehmen. Die ständige Abstimmung bindet den ganzen Tag Bürozeit.
Vereinbart und verschiebt Besichtigungs- und Handwerkertermine selbstständig
Stimmt Zeitfenster zwischen Mieter und Unternehmen ab und versendet Bestätigungen
Erinnert an anstehende Termine und reduziert so No-Shows
Ergebnis: Die Terminkoordination läuft planbar, der Kalender füllt sich automatisch, ohne dass jemand stundenlang am Telefon hängt.
Das sagt ein Vermieter über meiti
Eine Stimme aus der Immobilienverwaltung, gesammelt im App Store.
„Meine Mieter haben jetzt eine 24/7-Hotline und einen WhatsApp-Bot. Statt Anrufen, bei denen ich im Alltag unterbrochen werde und danach dokumentieren muss, kommen alle Anfragen übersichtlich in der meiti App an. Ich erhalte die Infos klar und strukturiert zusammengefasst. Klare Empfehlung!“
Privater Vermieter
Mehrere Mehrfamilienhäuser · App-Store-Rezension, Juni 2025
KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen im Vergleich
Für Hausverwaltungen zählen vor allem Erreichbarkeit rund um die Uhr, Kanalabdeckung, Termin- und Software-Anbindung, Vertraulichkeit (DSGVO, AVV, Serverstandort), Branchenanpassung und das Preismodell. Die Anbieter setzen dabei auf unterschiedliche Ansätze. KI-Automatisierung oder menschliches Sekretariat.
meiti
fonio.ai
VITAS
ebuero
Erreichbarkeit / Anrufannahme
KI, 24/7 automatische Annahme
KI, 24/7-Verfügbarkeit
KI, durchgehende Annahme
Menschliches Sekretariat; Kernzeit Mo–Fr 7–19 Uhr, 24h-Erweiterung +19,90 €/Mon (im Profi-Tarif 179,90 € inklusive)
Kanäle: Telefon, WhatsApp, E-Mail, Website-Chat
Alle vier Kanäle in jedem Paket
Telefon; WhatsApp als Add-on
Telefon, SMS/Rückruf; Chatbot/Messenger als Add-on (+79 €/Mon)
Telefon (Mensch); Anrufnotiz per E-Mail/SMS; WhatsApp über Zusatzprodukt
Terminbuchung & Integrationen
Automatische Terminplanung + Kalenderintegration
Termine + Integrationen laut Anbieter-Website
Terminbuchung nur mit Integrationspartner
Terminiert Besprechungen (durch das Sekretariat)
Vertraulichkeit: DSGVO, AVV, Serverstandort
DSGVO + AVV, Server Deutschland, von heyData geprüft
DSGVO- und EU-AI-Act-konform; Server in Deutschland (Nürnberg)
DSGVO, Made & Hosted in Germany, ISO 27001, C5
DSGVO, Daten ausschließlich auf EU-Servern
Branchen-Individualisierung
KI-Wissensdatenbank, eigene Abläufe anlernbar
Branchenspezifisch anpassbar
Branchenübergreifend konfigurierbar
Etablierter Büro- & Telefonservice (25+ Jahre)
Preis / Einstieg
Ab 49 €/Mon (Solo); Team 199 / Unternehmen 499; 14 Tage gratis
Ab 99 €/Mon (Solo, 1.000 Min.)
Ab 40 €/Mon (Flex) + 0,28 €/Konversation
Ab 59,90 €/Mon + 1,39 €/Anruf
Stand: 13. Juli 2026 · Alle Angaben laut den öffentlichen Websites der Anbieter.
Deine Struktur, deine Inbox
Größere Hausverwaltungen teilen ihren Bestand meist nach Objektportfolio oder Betreuungsgebiet auf, oft zusätzlich getrennt nach WEG-Verwaltung und Mietverwaltung. Ein Anliegen zu einer Eigentümergemeinschaft in einem Portfolio hat wenig mit einer Mieteranfrage in einem anderen Objekt zu tun. meiti richtet für jedes Portfolio oder jeden Betreuungsbereich eine eigene Inbox ein, in der jeweils nur das Wissen zu den zugehörigen Objekten hinterlegt ist.
Eigene Inbox je Objektportfolio
Oder Betreuungsgebiet, z. B. nach Verwalter oder Region.
Getrennte Inbox: WEG & Miete
Für WEG-Verwaltung und Mietverwaltung.
Eigene Regeln je Objekt
Etwa für Hausmeisterkontakt oder Notfallnummern.
Datenschutz und Transparenz, auf die du dich verlassen kannst
Die Anliegen, Objekt- und Kontaktdaten deiner Mieter und Eigentümer sind sensibel. meiti behandelt sie DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Servern in Frankfurt. Und deine Kunden wissen jederzeit, dass sie mit einer KI sprechen.
Mieter-, Eigentümer- und Objektdaten geschützt
Objektadressen, Wohnungsdaten und die Anliegen deiner Mieter und Eigentümer werden vertraulich behandelt und nur zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs verwendet. Mietrechtliche und finanzielle Details bleiben in der Hand deiner Verwaltung.
DSGVO-konform
Du bekommst einen fertigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den du deinem Datenschutzbeauftragten vorlegen kannst.
Serverstandort Deutschland
Alle Daten werden sicher in Deutschland (Frankfurt) gehostet.
EU AI Act konform
meiti stellt sich am Telefon und im Chat immer als KI vor. Deine Kunden wissen also immer, mit wem sie sprechen. Der EU AI Act verlangt das ab August 2026.
Serverstandort Deutschland
EU-AI-Act-konform
So startest du
Wir richten den KI-Sekretär in wenigen Tagen auf deine Verwaltung ein, mit deinen Objekten, deinen Notfall- und Eskalationsregeln und deinem Ton. Deine Rufnummer bleibt, du leitest Anrufe einfach weiter.
Häufige Fragen aus Hausverwaltungen
Antworten auf die Fragen, die Hausverwaltungen vor dem Start am häufigsten stellen.
Wie erkennt und priorisiert der KI-Sekretär einen Notfall wie einen Wasserrohrbruch gegenüber einer normalen Anfrage?
Gibt der KI-Sekretär mietrechtliche Auskünfte oder sagt er Reparaturkosten zu?
Kann er Schadensmeldungen mit den nötigen Eckdaten aufnehmen, auch per WhatsApp-Foto?
Übernimmt er die Termin- und Handwerkerkoordination für Besichtigungen und Ortstermine?
Wie übergibt er dringende Fälle an die Verwaltung oder die Bereitschaft?
Ist die Lösung DSGVO-konform und bleibt meine Rufnummer erhalten?
Funktioniert der KI-Sekretär auch für Eigentümeranfragen per E-Mail und für Anfragen über die Website?
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